查找会议室或商务场所的五大技巧

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如果要为会议或商务聚会预定会议场所,请事先考虑一下要求,以减少不必要的压力。花一点时间列出需求列表可以节省您的交谈时间。开始使用我们要考虑的五件事清单。

一个地方

预订场地时,您需要考虑代表和与会者来自何处。他们是从英国远方开车还是从国外飞来?如果会议包括国际访客,则 希思罗会议室  例如,飞机场和伦敦都可轻松到达机场。选择适合各方的解决方案并非难事。

二:日期

您的会议必须在某个日期举行吗?星期一和星期五的会议场所通常不那么忙碌,因此,如果您在约会方面有弹性,则可以带来很多机会。尽量避免在诸如暑假之类的时间,因为许多年假和其他承诺,许多人无法参加。询问场地其费用每周是否有所不同。

三:特殊要求

您的代表是否有特殊饮食要求?还是在会议期间他们需要进入特定的房间或设备?如果有人开车去会场,每个人都有足够的停车位吗?会场是否提供视听设备,还是您需要请外部承包商提供帮助?写下您的特殊要求的清单,并确保您预先询问有关这些要求的场所。您不想在预订某个地方时花太多时间,然后发现它无法满足您的需求。

四:规模和预算

您在商务会议或会议上期望有几个人?您预订场地的预算是多少?首先,这些问题将决定您选择哪个场所。如果您找到了一个地方,但它太小或太贵,则根本无法使用。确保您准备好参加者的身影,并知道在开始进入场馆之前必须花费多少。提前与场地共享预算也可以带来收益-许多人渴望预订,并且会大幅折扣以吸引您的业务。

五:小字

不要忘了在会场上查看小字样。他们需要预付款还是预付款?如果是这样,多少钱?如果当天有更少的人参加您的活动该怎么办?通常,出勤人数会比预期的数字少百分之十左右,因此,如果您预订的人数比预期的少百分之十,那么您可以省钱。与会场达成一致,以防更多的人出现。最后,如果最糟糕的情况发生了,而您的会议被推迟或取消了怎么办?查看场地的政策,这样就可以避免’t get caught out.

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